Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bildet neben der Bilanz einen Hauptbestandteil des Jahresabschlusses für Kaufleute und gilt als „großer Bruder“ von der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Sie dient als Teil des Rechnungswesens und der doppelten Buchführung der Ermittlung des Erfolgs eines Unternehmens. Grundsätzlich lässt sich dabei sagen, dass ein Unternehmen einen Gewinn erzielt, wenn die Erträge die Aufwendungen übersteigen, und dass ein Verlust erwirtschaftet wurde, wenn die Erträge sich als geringer als die Aufwendungen erweisen.
Bei einer jahresmäßigen GuV wird dann von einem Jahresüberschuss oder einem Jahresfehlbetrag gesprochen. Als gesetzliche Grundlage gilt in Deutschland der § 242 HGB, nach dem der Kaufmann dazu verpflichtet ist, am Ende des Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung zu verschriftlichen, aus der die jeweiligen Aufwendungen und Erträge abzulesen sind. Dabei unterliegt die Gewinn- und Verlustrechnung auch den gesetzlichen Pflichten zur Prüfung und Offenlegung.
Für Personenhandelsgesellschaften und Einzelkaufleute gilt nach § 5 des Publizitätsgesetzes allerdings die Ausnahmeregelung, dass die auf eine Veröffentlichung verzichten können, wenn entsprechend erklärende Angaben zur Lage des Ertrags in der Anlage zur Bilanz erscheinen. Um Überraschungen am Ende des Geschäftsjahres zu vermeiden und einen regelmäßigen Überblick zu behalten, erstellen viele Unternehmen nicht nur die gesetzlich vorgeschriebene, sondern sogar eine monatliche Gewinn- und Verlustrechnung.
Für den formalen Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung gibt es die Konten- sowie die Staffelform. Bei der Kontenform werden die beiden Spalten Sollseite für die Aufwendungen und Habenseite für die Erträge angelegt. Entsteht auf der Sollseite ein Saldo, ist das ein Zeichen für einen erwirtschafteten Gewinn, während ein Saldo auf der Habenseite einen Verlust zum Ausdruck bringt. Bei der Staffelform werden sämtliche Positionen untereinander aufgeführt, um dann mit Zwischenschritten zum Ergebnis zu kommen.
Für eine bessere Vergleichbarkeit sollte man als Unternehmen eine einmal gewählte Form auch für die folgenden Jahre beibehalten. Für Kapitalgesellschaften schreibt der § 275 HGB allerdings die Staffelform vor. Eine weitere Vorschrift ist die, dass die handelsrechtlichen Ertrags- und Aufwandsarten als einzelne Positionen aufgeführt werden müssen. Hierbei wird von dem so genannten Bruttoprinzip gesprochen. Eine Ausnahme besteht für mittelgroße und kleine Kapitalgesellschaften, welche verschiedene Positionen zusammenfassen können und somit das so genannte Nettoprinzip anwenden.
Unterschieden wird auch zwischen dem Gesamt- und Umsatzkostenverfahren. Das Gesamtkostenverfahren beinhaltet die Gegenüberstellung aller Kosten mit den entsprechenden Erträgen und gliedert die verschiedenen Kosten entsprechend ihrer Kostenart, sodass zum Beispiel zwischen Material- und Personalkosten unterschieden wird. Beim Umsatzkostenverfahren erfolgt nur die Aufstellung der für wirklich verkaufte Leistungen und Produkte angefallenen Kosten, die als weiterer Unterschied nach Funktionsbereichen wie Produktion oder Vertrieb und nicht nach Kostenart gegliedert werden.
Wichtig ist in der Gewinn- und Verlustrechnung auch die Unterscheidung zwischen dem Ergebnis aus gewöhnlicher Geschäftstätigkeit und dem außerordentlichen Ergebnis. Aktiengesellschaften müssen zudem die Vorschrift beachten, dass die Verwendung des Ergebnisses bekannt gemacht werden muss, indem Veränderungen der Kapital- und Gewinnrücklagen aufgeführt werden.