Grundsätzlich kann eine Bilanz so beschrieben werden, dass es sich um eine Gegenüberstellung der vorhandenen Vermögensgegenstände und der Herkunft des Kapitals in Form von Eigen- oder Fremdkapital handelt und das zu einem bestimmten Stichtag. Um eine optimale Gegenüberstellung zu erzielen und dem System der doppelten Buchführung nachzukommen, besteht die Bilanz aus einer Tabelle mit zwei Spalten, bei der die linke Spalte die Aktiva und die rechte Spalte die Passiva darstellt.
Auf der Seite der Aktive erscheinen dabei die Vermögensgegenstände und die Mittelverwendung, während auf der Seite der Passiva die Beträge vom Eigen- und Fremdkapital und somit die Herkunft der verwendeten Mittel aufgeführt werden. Da somit die Verwendung und die Herkunft der finanziellen Mittel gegenübergestellt werden, ist die Summe beider Seiten immer identisch. Das Ergebnis der Spalte der Aktiva wird auch als Bilanzsumme bezeichnet. Die Bilanz ist mit verschiedenen Funktionen verbunden.
Die Dokumentationsfunktion zielt darauf ab, dass das Kapital und Vermögen eines Unternehmens exakt festgehalten wird, um somit vor allem im Sinne des Steuer- und Handelsrechts für einen optimalen Nachweis über die getätigten unternehmerischen Tätigkeiten zu erbringen. Die Gewinnermittlungsfunktion sorgt dafür, dass entweder der Gewinn oder eben auch der Verlust eines Unternehmen genau ermittelt werden kann. Das wird in erster Linie durch den Vergleich des Eigenkapitals am Anfang und am Ende des Geschäftsjahres erreicht. Nicht zuletzt ist auch die Informationfunktion wichtig.
Zum einen sind das Informationen an das Unternehmen selber, um deutlich erkennen zu können, wie es um die Finanzen und den Erfolg des Unternehmens aussieht. Gleichzeitig ist die Bilanz natürlich auch eine wichtige Information für Dritte und das vor allem dann, wenn es zum Beispiel für Banken darum geht, Kredite an das Unternehmen zu vergeben, oder wenn Investoren darüber nachdenken, ihr Geld in Anteilen dieses Unternehmens anzulegen. Die Bilanz bietet also für alle Seiten große Vorteile.
Sie ist neben der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang ein wichtiger Teil des Jahresabschlusses, zu dem Aktiengesellschaften laut § 242 HGB verpflichtet sind. Die zu beachtende Ausführlichkeit einer solchen Bilanz ist dabei abhängig von der Größe der Gesellschaft. Hier wird anhand der Bilanzsumme, der Umsatzerlöse und der Zahl der Arbeitnehmer zwischen kleinen, mittleren und großen Kapitalgesellschaften unterschieden.
Neben zahlreichen Erleichterungen für kleine Kapitalgesellschaften gibt es aber viele Anforderungen an die Bilanz, die immer beachtet werden müssen. So müssen zum Beispiel alle Varianten in der Bilanz dafür sorgen, dass das Eigenkapital deutlich dargestellt wird und Kapital- und Gewinnrücklagen separat aufgeführt werden müssen.